Kurumsal e-posta nasıl kurulur, gmail.com adresi neden yetmez?
Alan adınızla e-posta kullanmak müşteriye daha güvenilir görünüyor ve bunun ücretsiz yolları var. E-postalarınızın spam'e düşmemesi için de üç DNS kaydı eklemeniz gerekiyor.
Kartvizitinde "ahmetmobilya@gmail.com" yazan bir firmadan teklif aldığınızda ne düşünürsünüz? Çoğu insanın aklına bir soru işareti takılıyor ve bunda haksız da sayılmazlar.
Alan adını zaten aldınız. E-postayı da o alan adıyla kullanmak çoğu zaman neredeyse bedava.
Seçenekler
Hosting paketinizle gelen e-posta
Çoğu hosting paketi sınırsız e-posta hesabı veriyor. Ek ücret ödemiyorsunuz ve hemen kurabiliyorsunuz.
Ama arayüzleri genelde eski, spam filtresi zayıf ve sunucunuz başka bir sebeple kara listeye girerse e-postalarınız da etkileniyor.
Günde birkaç e-posta alıp gönderiyorsanız bu yeterli.
Google Workspace veya Microsoft 365
Kullanıcı başına aylık bir ücret ödüyorsunuz. Karşılığında zaten bildiğiniz Gmail ya da Outlook arayüzünü, iyi bir spam filtresini, takvimi ve dosya depolamayı alıyorsunuz.
Günde onlarca yazışma yapıyorsanız ya da birden çok çalışanınız e-posta kullanıyorsa, bu para fazlasıyla geri döner.
Zoho Mail
Az kullanıcılı işletmeler için ücretsiz bir paketi var ve kendi alan adınızla çalışıyor. Tek başına çalışan biri için iyi bir ara seçenek.
Kaç hesap açmalı?
Kendi adınıza bir hesap (ad@siteniz.com) ve bir genel hesap (info@ ya da iletisim@) yeterli. Genel hesabı kendi hesabınıza yönlendirin, ikisini tek yerden takip edin.
Onlarca hesap açmayın. Kullanılmayan adresler kimsenin bakmadığı, spam dolu kutulara dönüşüyor.
Spam'e düşmemek için üç DNS kaydı
E-postayı kurdunuz ama gönderdikleriniz karşı tarafın spam kutusuna düşüyor. Bunun sebebi neredeyse her zaman eksik kimlik doğrulama kayıtları.
SPF
Sizin adınıza hangi sunucuların e-posta gönderebileceğini listeler. Bu kayıt yoksa herkes sizin adınıza e-posta atabilir ve alıcı bunu anlayamaz.
DKIM
Giden her e-postaya dijital bir imza ekler. Alıcı sunucu bu imzaya bakarak e-postanın yolda değiştirilmediğini anlar.
DMARC
SPF ya da DKIM kontrolü geçmezse alıcı sunucunun ne yapacağını söyler: e-postayı yok saymak, karantinaya almak ya da tamamen reddetmek. Size rapor da gönderir, adınıza sahte e-posta atılıyorsa bunu buradan görürsünüz.
Üçü de alan adınızın DNS ayarlarına eklenen birer satır. Ne yazacağınızı e-posta servisiniz veriyor, kopyalayıp yapıştırmanız yeterli.
Kurduktan sonra test edin
mail-tester.com'a girin ve size verdiği adrese bir e-posta gönderin. 10 üzerinden puan veriyor ve eksik kayıtları tek tek gösteriyor.
Puanınız 8'in altındaysa e-postalarınızın bir kısmı spam'e düşüyor. Yani teklif gönderdiğiniz müşteri sizden hiç haber almamış olabilir.
Sitenizdeki iletişim formu da e-posta gönderiyor ve aynı kayıtlara bağlı. Formu kurduktan sonra aynı testi bir kez daha yapın.